Documento de requisitos comerciales: ¿por qué y cómo escribir un BRD?

Un proyecto exitoso siempre comienza con una planificación sólida, y en el centro de esa planificación suele estar un BRD, o Documento de requisitos empresariales. Pero, ¿qué es un BRD y por qué es tan importante?

En este artículo, exploraremos en detalle qué es un BRD, su papel crucial en la gestión de proyectos, sus componentes clave y cómo crear uno de manera efectiva.

También descubrirás cómo Software PIM Solidepper puede simplificar la creación y la administración de un BRD al centralizar todos los datos de sus productos y facilitar la colaboración entre sus equipos.

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¿Qué es un documento de requisitos empresariales (BRD)?

Uno BRD (documento de requisitos comerciales), o documento de requisitos empresariales, es una herramienta indispensable en la gestión de proyectos. Sirve como guía de referencia detallada que describe varios aspectos que son esenciales para el éxito de un proyecto.

Los objetivos del BRD

El BRD tiene como objetivo:

• Defina claramente los objetivos del proyecto : Este documento identifica lo que el proyecto debe lograr para satisfacer las necesidades empresariales.
• Identifique las necesidades empresariales : Recopila todas las necesidades empresariales, ya sean funcionales o no funcionales, para garantizar que no se omita nada.
• Describa los requisitos específicos : Estos requisitos son la base sobre la que se basarán los equipos de desarrollo y gestión para ejecutar el proyecto.

¿Por qué es importante?

Su objetivo principal esalinear a todas las partes interesadas en torno a una visión común. Gracias a este documento, cada actor del proyecto, ya sean equipos empresariales o técnicos, tiene un hoja de ruta clara y compartida. Esto minimiza los malentendidos, aclara las expectativas y garantiza un trabajo colaborativo eficaz.

En resumen, el BRD es un elemento clave para garantizar la estructura y la coherencia de cualquier proyecto, al tiempo que proporciona un marco transparente y organizado para lograr los objetivos establecidos.

¿Por qué escribir un BRD?

• Alineación de partes : El BRD elimina las ambigüedades al definir claramente las expectativas y los objetivos.
• Herramienta de comunicación : Actúa como puente entre los equipos empresariales y técnicos.
• Reducción de riesgos : Con los requisitos formalizados, es más fácil evitar errores y malentendidos.
• Base para la planificación : El BRD guía todo el ciclo de vida del proyecto.

Importancia del BRD en un proyecto

Un BRD bien escrito tiene un impacto directo en el éxito del proyecto. Garantiza que todos los miembros del equipo y las partes interesadas entiendan y compartan los mismos objetivos. Además, sirve como documento oficial para resolver conflictos o aclarar las expectativas en cualquier etapa del desarrollo.

Los componentes clave de un BRD

Para escribir un BRD efectivo, es esencial conocer sus componentes principales. Estos son los elementos típicos que debe incluir un buen BRD:

1. Antecedentes del proyecto

• Breve descripción de la organización y los objetivos generales : La organización XYZ es un actor clave en el sector de la tecnología y se especializa en el suministro de soluciones de software. El proyecto tiene como objetivo desarrollar una plataforma digital innovadora para mejorar la experiencia del usuario y optimizar los procesos internos.
• Resumen de los desafíos actuales : En la actualidad, la organización se enfrenta a ineficiencias operativas, a una falta de personalización en los servicios a los usuarios y a dificultades para integrar nuevas tecnologías en sus procesos actuales.

2. Objetivos empresariales

• Qué busca lograr la empresa a través del proyecto :
• Aumente los ingresos en un 20% para finales del año siguiente a través de una mejor experiencia de usuario.
• Reduzca los costos operativos en un 15% automatizando las tareas repetitivas.
• Mejore la eficiencia organizacional mediante la integración de herramientas colaborativas eficientes.

3. Requerimientos funcionales

• Especificaciones de funciones clave :
• Desarrolle una interfaz de usuario intuitiva y con capacidad de respuesta para mejorar la participación de los clientes.
• Configure una base de datos centralizada para un acceso rápido y preciso a la información.
• Integre un sistema de informes en tiempo real para facilitar la toma de decisiones.

4. Requisitos no funcionales

• Requerimientos técnicos :
• Garantice una seguridad mejorada con protocolos para cifrar datos confidenciales.
• Garantice un rendimiento óptimo con un tiempo de carga inferior a 2 segundos.
• Proporcione un mantenimiento sencillo gracias a una arquitectura modular y documentada.

5. Partes interesadas

• Lista de personas o equipos involucrados :
• Clientes finales: aquellos que utilizarán la plataforma para sus necesidades diarias.
• Equipo de producto: encargado de definir y supervisar las funcionalidades.
• Gerentes de proyectos: responsables de la planificación y ejecución.
• Socios: proveedores externos para integraciones específicas, como herramientas de pago.

6. Dependencias y restricciones

• Factores externos o internos que influyen en el proyecto :
• Dependencias: integración con sistemas existentes como ERP o CRM.
• Limitaciones: un presupuesto limitado a X euros y un plazo de entrega fijado en 6 meses.
• Cumplimiento: cumplimiento de las normas legales e industriales, como el RGPD para la gestión de datos personales.

El proceso de creación de un BRD

La creación de un BRD es un proceso iterativo que incluye varios pasos:

Recopilación de necesidades

Usa métodos como encuentros, entrevistas o cuestionarios para recopilar información de las partes interesadas. Asegúrese de involucrar a todos los actores clave para no perder las necesidades esenciales y obtener una visión global del proyecto.

Análisis de requisitos

Evalúe la información recopilada, priorice las necesidades y aclare cualquier ambigüedad. Este paso permite transformar la información sin procesar en requisitos claros, detallados y ordenados, lo que facilita la planificación y el desarrollo futuros.

Validación con las partes interesadas

Comparta una versión preliminar del BRD con las partes interesadas para garantizar que todos los requisitos sean Incluido, validado y aceptada antes de seguir adelante. Esta validación es esencial para evitar malentendidos o ajustes costosos una vez lanzado el proyecto.

Estructura típica de un BRD

Para organizar la información en un BRD, utilice la siguiente estructura:

1. Portada

Indique el título del proyecto, la versión del documento, la fecha y el autor del BRD.

2. Tabla de contenido

Incluye una tabla de contenido para facilitar la navegación.

3. Resumen ejecutivo

Proporcione una descripción general de los objetivos del proyecto, los entregables clave y los requisitos clave.

4. Detalles de los requisitos

Proporcione una lista completa de los requisitos empresariales y técnicos.

5. Plan de implementación

Detalla el cronograma, las fases clave y los pasos necesarios para el éxito del proyecto.

6. Apéndices

Agregue tablas, gráficos u otro material de apoyo para enriquecer el contenido.

Herramientas y mejores prácticas para escribir un BRD

Uno BRD efectivo requiere herramientas apropiadas y un seguimiento riguroso de las mejores prácticas.

Herramientas de gestión de proyectos

Plataformas como Jira, Trello, y Confluencia facilitar la documentación, la gestión y la colaboración en relación con los requisitos.

Enfoques metodológicos

Elige entre metodologías como Ágil o Cascada para organizar y gestionar sus procesos de acuerdo con las especificidades del proyecto.

Colaboración con las partes interesadas

Mantenga un contacto suave involucrar a las partes interesadas clave desde el principio y durante todo el proyecto.

Evaluación y validación de BRD

Una vez que BRD escribió, tómese el tiempo para:

• Validar el documento : Verifique con todas las partes interesadas que el documento cumple plenamente con sus expectativas.
• Revisión y actualización : Adáptalo PÁJARO durante todo el proyecto para que siga siendo relevante ante cambios inesperados.

Maximice sus resultados con un BRD bien redactado

Uno BRD claro y completo es una herramienta indispensable para cualquier proyecto estructurado. Favorece la colaboración, alinee el expectativas, y aumenta las posibilidades de logro.

¿Estás listo para trabajar en un nuevo proyecto? Asegúrese de empezar con un BRD bien estructurado para sentar las bases de un proyecto exitoso y evitar dolores de cabeza innecesarios.

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